White paper - Dowiedz się jak zaprojektować efektywny raport | Owocni
X
X

Napisz kilka słów o swoim projekcie
i otrzymaj niezobowiązującą ofertę.

Imię:
Mój email to:
Tel. Opcjonalnie
Napisz kilka słów o swoim projekcie
Podstawy
I techniki
Copywriting
w internecie
Nazewnictwo
I pozycjonowanie
Ikony
i ich historie
Wskazówki ekspertów

Projektowanie stron

Web design

Marketing internetowy

Agencja marketingowa

Projektowanie logo

Branding

Tworzenie nazw

Naming

Przekonujące treści

Copywriting

White paper standard

Czyli jak zaprojektować efektywny raport

Poznaj standard dokumentów
używanych oficjalnie w
międzynarodowym biznesie


Spis treści:

White pa­per jest stan­dar­dem doku­mentu, któ­ry ma na celu roz­wią­za­nie jakie­goś prob­lemu lub zaw­iera instruk­cje, jak go roz­wią­zać. Ten ofic­jalny doku­ment fir­mowy w for­mie rapor­tu jest uży­wany w biz­ne­sie do edukowa­nia odbior­ców i poma­gania im w pode­j­mowa­niu decy­zji. Jeżeli chcesz stwo­rzyć white pa­per dla swo­jej mar­ki, pro­duktu lub usługi, dowiedz się naj­pierw, jak robią to pro­fe­sjo­na­li­ści.

Wszystko co powinieneś wiedzieć o tworzeniu dokumentów.

Artykuł sta­no­wi zbiór pro­stych reguł, któ­re z powodze­niem mogą być zas­tosowane przy tworze­niu jakiegokol­wiek doku­mentu, rapor­tu czy pub­likacji. Czuj się swo­bod­nie adop­tu­jąc tą wie­dzę do innych potrzeb.

Więk­szość przy­taczanych wnio­sków bazu­je na kom­plek­sowych bada­ni­ach, jak choć­by te doty­czące psy­chologii czy­ta­nia opi­sa­nych w książ­ce „Magia czy­ta­nia” Billa Hilla.

Na koń­cu pod­powiadamy jak zop­ty­mal­i­zować doku­ment PDF, aby wyświ­et­lał się w Google.

Jedynie poniż­szy aka­pit autor­stwa Hoff­mana, odno­si się ści­śle do stan­dardu white pa­per.
Reszta to doskon­ała pomoc pod­czas opra­cowywa­nia wszel­kich doku­men­tów.

9 najlepszych praktyk projektowych, według Hoffmana.

Już sam wygląd może zachę­cić i wyróż­nić Twoją doku­men­tację spo­śród kon­ku­ren­cji lub cał­ko­wi­cie zniechę­cić potenc­jal­nych odbior­ców do jej przeczy­ta­niaSteve Hoff­man jest preze­sem Hoff­man Mar­ket­ing Com­mu­ni­ca­tions Inc., któ­ra spec­jal­izuje się w tworze­niu bia­łych ksiąg dla wiodą­cych firm na całym świe­cie. W koń­cu white pa­per to tak­że jeden głów­nych hand­low­ców w wie­lu kor­po­rac­jach. Poniżej prezen­tu­jemy jego pry­watną listę dziesię­ciu kluc­zowych wska­zó­wek i najlep­szych prak­tyk. Wiele cie­ka­wych wska­zó­wek dodat­ko­wych na temat pisa­nia znaj­dziesz w arty­ku­łach o tym jak pisać blo­ga i jak napi­sać arty­kuł. Dowiedz się więc, jak zapro­jek­to­wać efek­tyw­ny raport.

"White pa­per powinien być napisany w taki sposób w taki spo­sób, aby moty­wował odbior­ców do pode­j­mowa­nia włas­nych decy­zji, nicze­go jed­nak im nie narzu­ca­jąc."

White paper nie może być zbyt długi.

Złoty śro­dek to ok. 8 – 10 stron wraz z ilu­stra­cja­mi.


Pisz w trze­ciej osobie.

Pisanie w pier­wszej i dru­giej oso­bie może wyda­wać się przy­jazne, ale w trze­ciej jest naj­bar­dziej wia­ry­god­ne.


Unikaj mar­ketingu.

Staraj się nie poda­wać infor­ma­cji mar­ketingowych na temat swo­jego pro­duktu. White pa­per powi­nien być obiek­ty­wny i bez­stron­ny.


Podziel treść między biznes i technologię.

Wyraźnie roz­dziel tek­sty pisa­ne w celach biz­ne­sowych od tych, pisa­nych w celach tech­nicz­nych.


Trzy­maj się faktów.

Unikaj two­rze­nia opi­nii i określa­nia kie­run­ków dzia­łań.


Moty­wuj odbior­ców przy­dat­nymi informacjami.

Nie sto­suj ele­men­tów zwąt­pi­enia czy nie­pew­no­ści.


Zawrzyj opinie osób trzecich.

Postaraj się, aby w oczach czytel­nika były one jak naj­bar­dziej bez­stron­ne.


Pomyśl o profesjonalistach.

Weź pod uwa­gę możli­wość zlece­nia napisa­nia Two­jego white paper przez fir­mę zewnętrz­ną. Rozważ zatrud­nie­nie agen­cji. Zatrud­ni­ają oni wie­le osób i są zde­cy­dowanie pew­niej­si niż fre­elan­ce­rzy.


Ekspert nie zawsze jest najlep­szym rozwiązaniem.

Osoba, któ­ra nie zna zbyt dokład­nie Two­jej bran­ży, może poświę­cić wię­cej pra­cy na to, aby ją poz­nać. Pro­fesjon­alny nie bran­żo­wy copy­writer może szy­b­ciej uporząd­kować pew­ne fak­ty i stwo­rzy prze­wa­gę konkuren­cyjną w miej­scu, któ­re­go nie dostrze­gałeś. Pis­arz, któ­ry two­rzył już podob­ny doku­ment, będzie w tym zakre­sie mniej ela­stycz­ny.

Jak powstają dokumenty, które czyta się z przyjemnością?

Pamię­taj, że potenc­jalni naby­wcy zawsze czy­tają w poś­piechu. Jeśli Twój doku­ment nie prezen­tuje się przy­jem­nie dla oka czy­ta­jącego, wpro­wa­dza prob­lemy z czytel­noś­cią i zain­te­re­so­wa­niem.

Pamię­taj, że potenc­jalni naby­wcy zawsze czy­tają w poś­piechu. Jeśli Twój doku­ment nie prezen­tuje się przy­jem­nie dla oka czy­ta­jącego, wpro­wa­dza prob­lemy z czytel­noś­cią i zain­te­re­so­wa­niem.


Układ

Rozmieszcze­nie tek­stu i gra­fi­ki na każ­dej stro­nie odgry­wa waż­ną rolę dla jego wiz­erunku i czytel­ności. Oto kil­ka porad, któ­re są pod­stawą suk­ce­su w przy­padku two­rze­nia czytel­nego doku­men­tu.

Wybierz układ kol­umn i zad­baj o sze­rokie marginesy.

Sze­rokie mar­gin­esy przy­czy­ni­ają się do zwięk­szenia atrak­cyjności każ­de­go doku­mentu. Dzięki nim czy­tanie sta­je się łatwiej­sze i przy­jem­niejsze. Automaty­cznie twor­zone mar­gin­esy przez więk­szość pro­gramów czę­sto są zbyt wąskie. Dlat­ego zale­ca się tworze­nie nie­s­tandar­d­owych mar­gin­esów stron.


Długie linie tek­stu, cią­gną­ce się od lewej do pra­wej stro­ny mar­gin­esów, spraw­iają, że pro­jekt jest tępy, trud­ny do przeczy­ta­nia. Lep­szym roz­wią­za­niem dla Two­jego doku­mentu będzie opar­cie się o dwie kolum­ny – wąską po lewej stro­nie i szer­szą – po pra­wej. Zwięk­sza to zain­tere­sowanie wiz­ualne każ­dej stro­ny. Podział sza­blo­nu na dwie kolum­ny rów­nież redu­ku­je sze­rokość linii w Twoim doku­men­cie,. dzię­ki cze­mu oczy czy­ta­ją­cych nie będą musi­ały wykony­wać zbyt dużych sko­ków z lewej do pra­wej stro­ny. Po lewej stro­nie dobrze jest umieś­cić krót­kie infor­ma­cje tek­stowe, ofer­ty lub zdję­cia.


Typografia

Typografia odgry­wa jed­ną z głów­nych ról w określa­niu tego, co zna­j­duje się w Two­jej doku­men­tacji. Krój pisma i spo­sób jego pre­zen­cji ma bar­dzo duże znacze­nie w czytel­ności Twoich mate­ria­łów.

Wybierz łatwą do odczy­ta­nia czcionkę. Typ, rozmiar i styl.

Zacznij od wybo­ru czcion­ki szery­fowej, takiej jak Times New Roman lub Gara­mond.
Czcionki szery­fowe są znacz­nie łatwiej­sze do przeczy­ta­nia niż wzo­ry bezsz­ery­fowe jak np. Arial czy Hel­vetica.

Unikaj zbyt małych lub zbyt dużych czcio­nek, któ­re sku­tecz­nie spowal­ni­ają czytel­ników.
 Pon­adto czy­ta­jąc zbyt małe czcion­ki, mru­ży­my oczy, przez co szy­b­ciej się męczy­my. Rozmiar powi­nien być dopa­sowany do typu czcion­ki oraz sze­rokości kolum­ny. Sprawdzaj meto­dą prób i błę­dów. Cza­sami roz­miar 11 jest zbyt mały, a 12 zbyt duży i dopie­ro 11,5 oka­zu­je być tym, cze­go szu­ka­my.

Nigdy nie ustaw­iaj nagłów­ków lub zdań cał­ko­wi­cie napi­sa­nych duży­mi lit­erami.
Słowa napi­sa­ne w ten spo­sób jest o wie­le trud­niej przeczy­tać niż sło­wa napi­sa­ne mały­mi lit­erami. Dodatkowo te napi­sa­ne duży­mi lit­erami zaj­mują wię­cej miej­sca. Osoby czy­ta­jące rozpoz­nają sło­wa po ich wyra­zi­stych ksz­tał­tach, stwor­zonych za pomo­cą roż­nych zna­ków. Niek­tóre sło­wa zaw­ier­ają zna­ki z ele­men­tami, któ­re “rosną” w górę, inne, posz­erzają sło­wa w dół. Styl słów napi­sa­nych kap­i­ta­likami nie daje odbior­cy żad­nej wska­zów­ki, co do tego, jakie sło­wo przed­stawia. Dodatkowo sta­raj się ogra­ni­czać pogru­bianie, pochy­lanie czy pogru­bione pochyle­nie tek­stu. Te sty­le są odpowied­nie do okazjon­al­nego uży­wa­nia, ale tra­cą swo­je znacze­nie, jeśli są zbyt czę­sto uży­wane oraz spo­wal­nia­ją oso­bę czy­ta­ją­cą.

Uży­waj czcionki, która wiz­ual­nie kojarzy tekst z marką.

Ist­nieje wie­le alter­naty­wnych czcio­nek szery­fowych poza Times New Roman.

Z powodze­niem moż­na uży­wać Min­ion, Gara­mond czy Palatyn. Poza tym moż­na kupić mniej zna­ne czcion­ki lub zle­cić wyko­nanie jakiejś charak­terysty­cznej tyl­ko dla Two­jej mar­ki. Charak­tery tyl­ko dla Two­jej mar­ki. Dla Two­jej mar­ki.

Stwórz widoczną hier­ar­chię. Dos­to­suj inter­linię i akapity.

Więk­szość potenc­jal­nych klien­tów szy­bko prze­jrzy Twoją bia­łą księ­gę, zanim zde­cy­duje się ją przeczy­tać. Jeśli nic im się nie rzu­ci w oczy, zna­jdą coś inne­go, cie­kaw­sze­go do czy­ta­nia. Ważne tek­sty, nagłów­ki czy “pod­nagłówki” (jak to u nas się nazy­wa ?) powin­ny być więk­sze i bar­dziej wyróż­ni­a­jące się z tek­stu.

Choć czę­sto jest to pomi­jana kwes­tia, inter­linia i aka­pi­ty są bar­dzo waż­ne dla czytel­ności tek­stu. Domyślne ustaw­ie­nie inter­linii w Twoim pro­gramie jest ustaw­ione zgod­nie ze śred­nią wysokoś­cią linii i uśred­nionym kro­jem pisma. Zbadaj roż­ne ustaw­ienia, korzys­ta­jąc z Two­jego pro­gramu i zmieni­a­jąc roż­ne wiel­ko­ści inter­linii. Pamię­taj jed­nak, że zbyt duża inter­linia rów­nież może prze­szka­dzać i utrud­niać prze­jś­cie od jed­nego wier­sza do dru­gie­go pod­czas szy­bkiego czy­ta­nia.


Grafika

Grafika, zdję­cia, tabe­le i ilus­tracje popraw­iają wygląd Two­jej bia­łej księ­gi i pod­kreślają jej funk­cję. Same sło­wa nie mia­ły­by takiej siły.

Korzys­taj z grafiki, aby uproś­cić komunikację.

W mia­rę możli­wości komu­nikuj się za pośred­nictwem pro­stych obra­zów, któ­re zastą­pią sło­wa. Wybierz typ gra­fi­ki, któ­ry będzie naj­bar­dziej odpo­wied­ni dla Two­jej infor­ma­cji.

Można wyko­rzys­tać wie­le form, któ­re speł­ni­ają róż­ne funk­cje, np.:


– Wykresy koło­we uka­zu­ją pew­ne rela­cje,

– Wykresy słup­kowe obra­zu­ją porów­na­nia,

– Wykresy lin­iowe poka­zu­ją zmi­any w cza­sie,

– Tabele poma­gają coś porów­nać,

– Zdję­cia mogą przekazy­wać infor­ma­cję bar­dzo dosłow­nie,

– Ilus­tracje mogą poka­zać selek­ty­wnie to, co chci­ałeś prze­ka­zać.


Pamię­taj, aby do każ­dej gra­fi­ki dać pod­pis.

Wzmocni to prze­kaz Two­jej infor­ma­cji oraz zni­weluje wszel­kie nie­jas­ności inter­pre­ta­cyj­ne.


Kolorystyka

Grafika, zdję­cia, tabe­le i ilus­tracje popraw­iają wygląd Two­jej bia­łej księ­gi i pod­kreślają jej funk­cję. Same sło­wa nie mia­ły­by takiej siły.

Określ paletę kolorów i korzys­taj z ogranic­zonej ich ilości.

Kolory powin­ny być wyko­rzysty­wane w celach infor­ma­cyjnych, a nie zdob­niczych. Dodawaj więc kolo­ry w celu zwięk­szenia inten­sy­wności prze­ka­zu wiado­mości. Kluczem jest spój­ność. Uży­waj barw, charak­terysty­cznych dla Two­jej mar­ki. Naduży­wanie kolo­rów two­rzy nie­spój­ny obraz fir­my. Gdy kon­sek­went­nie sto­su­jemy jed­ną bar­wę, nasza mar­ka sta­nie się dzię­ki temu lep­iej kojar­zona i rozpoz­nawalna. Mniej zna­czy wię­cej.

Po wybra­niu okre­ślo­nej pale­ty kolo­rów, nale­ży ją udostęp­nić na kom­put­er­ach wszys­tkim pozo­sta­łym pra­cown­ikom. Nie nale­ży wpro­wa­dzać zbyt wie­lu kolo­rów w pale­cie, ponie­waż trze­ba pamię­tać, że powin­ny one wyglą­dać tak samo zarów­no na mon­i­torach, jak i w dru­ku.

Nie korzys­taj z szablonów, gen­erowanych przez programy.

Zami­ast uży­wać domyśl­nych kolo­rów, pro­ponowanych przez pro­gramy, z któ­rych korzys­tasz, użyj barw, kojar­zonych z iden­ty­fikacją wiz­ualną fir­my. To może znacz­nie zwięk­szyć pro­fesjon­alny wiz­erunek mar­ki za pomo­cą white pa­per, ponie­waż komu­nikuje dba­łość o szcze­gó­ły i szcze­gó­ło­we pode­jś­cie do tem­atu. Prawdziwa pra­ca nad bia­łą księ­gą zaczy­na się dopie­ro, jak skoń­czysz pisać do niej tekst.

Dos­tra­janie for­ma­towa­nia tekstu.

Sprawdzanie pisow­ni nie koń­czy się na uru­chomie­niu automaty­cznego sprawdza­nia popraw­no­ści pisow­ni. Poniżej poda­ję najczęst­sze miej­sca, w któ­rych wys­tępują niefor­tunne wpad­ki, któ­re pod­kop­ują wiary­god­ność całej idei pisa­nia doku­men­tacji:

– dzie­le­nie wyra­zów. Należy kon­trolować to, w jaki spo­sób pro­gram je dzie­li. Treść tek­stu powin­na zaw­ierać podzie­lo­ne wyra­zy, ale nagłów­ki już nie.
– zakończe­nie linii. Nie pozwa­laj, aby zda­nia zaw­ier­a­jące daty lub nazwy wła­sne były podzie­lo­ne na dwie linie.
– zbyt dłu­gie spa­cje. Unikaj dwóch spa­cji, następu­ją­cych po krop­ce. Wprowadza to nie­po­trzeb­ne “dzi­ury” w tekś­cie, szczegól­nie jeśli jest on wyjus­towany. Korzys­taj z pro­gramowej funk­cji “zna­jdź i zamień”, aby wyszuki­wać błę­dy tego typu.
– “okna” i “sie­ro­ty”. Unikaj dzie­le­nia nagłów­ka i jego tre­ści mie­dzy stro­ny lub kolum­ny. Upewnij się, że aka­pit zaw­iera co najm­niej dwie linie na dole kolum­ny lub stro­ny.

Jak zoptymalizować PDF pod wyszukiwarki internetowe?

Doku­menty PDF czę­sto są pomi­jane pod­czas dzi­ałań SEO. Jest to duży błąd, ponie­waż opty­mal­iza­cja pli­ków PDF daje nam róż­ne możli­wości. Doku­menty te zaw­ier­ają czę­sto wartoś­ciowe, uni­kal­ne, wysok­iej jako­ści tre­ści, któ­re mogą zaw­ierać dokład­nie te tre­ści, któ­rych szu­kał inter­nauta. Poza tym wyszuki­warki cał­kiem dobrze indek­sują pli­ki PDF. Dlat­ego też upew­nij się, że robisz co możesz, aby zwięk­szyć ich widocz­ność w wyszu­ki­war­kach.

Lista zadań, przy­datna pod­czas opty­mal­iza­cji PDF.

Robiąc opty­mal­iza­cję stro­ny nie zanied­buj opty­mal­iza­cji PDF-ów.
Będziesz zaskoc­zony wyni­kiem, któ­ry uzy­skasz dzię­ki ich zin­dek­so­wa­niu.

a) Zad­baj o łatwe wyszuki­wanie nazw plików.

Trak­tuj pli­ki tak jak w lecze­niu innych pli­ku stro­ny. Uży­waj słów, któ­re są przy­datne użytkown­ikom w i wyszuki­wa­niu. Jeśli nie podasz tytu­łu, nazwa pli­ku będzie wyświ­et­lana jako tytuł doku­men­tu.

b) Twórz tytuły zori­en­towane na słowa kluczowe.

Ponownie, pode­jdź do tytu­łu doku­mentu PDF tak, jak pod­chodzisz do tagu title na każ­dej innej stro­nie. Znasz już zasa­dę — ten tytuł będzie wyświ­et­lany jako tytuł doku­mentu w wyni­kach wyszuki­wa­nia. Ogranicze­nie co do ilo­ści zna­ków w tytu­le jest takie samo jak w tagu title.

c) Pisz infor­ma­cyjne, zwięzłe opisy.

Pole opi­su w doku­men­cie PDF nale­ży potrak­tować tak samo, jak opis meta na dowol­nej stro­nie. W wyszuki­warkach będzie on widocz­ny pod tytu­łem. Limit zna­ków w tym przy­padku będzie rów­nież taki sam jak w przy­padku opi­su meta.

d) W polu autora podaj nazwę firmy.

Ustaw­ienia doku­mentu PDF umożli­wiają poda­nie auto­ra. W więk­szości przy­pad­ków uży­wana jest nazwa fir­my, choć nie mamy danych, któ­re wskazy­wałyby, że to pole ma wpływ na wyni­ki wyszuki­wa­nia. Mimo to, war­to uzu­pełnić cały for­mu­larz w spo­sób pro­fesjon­alny. Nie jest złym roz­wią­za­niem poda­nie nazwi­ska oso­by jako auto­ra, ale jeśli Twoim celem jest budo­wa­nie mar­ki, uży­cie nazwy fir­my będzie odpo­wied­niej­sze.

e) Pole słów kluczy.

Jest to odpowied­nik słów klu­czy meta. Pode­jdź więc do tego w ten sam spo­sób. To może nie mieć zbyt duże­go zna­cze­nia w głów­nych wyszuki­warkach, ale i tak war­to jest wypeł­nić to pole za pomo­cą pow­iązanych ze sobą słów klu­czo­wych.

f) Wypełnij wszys­tkie dostępne pola.

W Acro­bat, jest opcja pokazu­jąca dodat­ko­we meta­da­ne. Upewnij się czy wypeł­ni­łeś każ­de pole — im bar­dziej kom­pletny jest Twój doku­ment, tym bar­dziej uła­twiasz wyszuki­warkom przeszuki­wanie, indek­sowanie oraz oce­ni­anie. Pon­adto róż­ne wyszuki­warki mogą sku­piać się na róż­nych polach meta danych, dlat­ego też nie powi­nie­neś żad­nych zostaw­iać pustych.

g) Dodaj tagi i opcje ułatwia­jące dostęp do dokumentu.

To są mniej zna­ne funk­cje, któ­re mogą wie­le zmie­nić. W Adobe Acro­bat, moż­na prze­jść do zaawan­sowanych opcji i zna­leźć pod­menu Acces­si­bil­ity (uła­twie­nia dostę­pu). Opcje w nim dostęp­ne poz­wolą Ci popra­wić funkcjon­al­ność odczy­tu doku­mentu dzię­ki czyt­nikom ekra­nu i lupom. Warto rów­nież dodać tagi w celu lep­szej kat­e­go­ryza­cji doku­men­tu.

h) Tagi opisowe do zdjęć.

Tak, moż­li­we jest włącze­nie w for­ma­cie PDF tagów opi­so­wych do zdjęć i obraz­ków, więc, pro­szę, nie zapom­nij o nich. Pode­jdź do nich w taki sam spo­sób, jak pod­chodzisz do tago­wa­nie obraz­ków w doku­men­tach HTML.

i) Nie zapom­nij o linkach.

Pamię­taj, że powi­nie­neś trak­tować swój doku­ment PDF tak, jak trak­tu­jesz każ­dą inną stro­nę HTML. Dodaj w nim odno­śnik do Two­jej stro­ny dla botów wyszuki­warek i użytkown­ików. Dodatkowym plu­sem może być to, że inne stro­ny mogą umiesz­czać Twój plik PDF, dzię­ki cze­mu będziesz miał dobre odno­śni­ki z zewnątrz. Może być to szczegól­nie przy­datne w przy­padku “głębo­kich” odno­śni­ków, któ­ry­mi zazwy­czaj są kon­kret­ne pod­strony czy pro­duk­ty.

j) Zabezpiecz dokument przed zmianami.

Dzięki tej funk­cji uniemożli­wisz edy­cję Two­jego doku­mentu przez oso­by trze­cie. Ma to na celu głów­nie ochro­nę Two­jej włas­ności intelek­tu­al­nej, jak i odno­śni­ków do stro­ny. Jeżeli ktoś zde­cy­duje, że Twoja instruk­cja np. “mon­tażu sofy” jest wystar­cza­jąco przy­datna, aby umieś­cić ją na ich stro­nie nie będą mie­li możli­wości jej edy­cji i zastąpi­e­niu Twoich odno­śni­ków wła­sny­mi.

Image
Dobry marketing
zaczyna się od
dobrych słów
Znalezienie dobrych słów
najłatwiej zacząć od
znalezienia dobrych ludzi
Zróbmy razem
coś fajnego

Napisz kilka słów o swoim projekcie
i otrzymaj niezobowiązującą ofertę.

Imię:
Mój email to:
Tel. Opcjonalnie
Napisz kilka słów o swoim projekcie